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福岡県行政書士会所属
行政書士 良子修
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     ■□ 生活トラブル予防法務 □■




       
  内容証明 


「内容証明」は、法律的なトラブル予防や解決方法として良く利用されます。
例えば、損害賠償金の請求、契約解除、債権譲渡及び放棄通知、抵当権実行通知、債権回収、時効中断目的などです。
クーリング・オフによる契約解除の場合は、「内容証明」にした方が安心です。

「内容証明」は、相手が契約を守らない場合や相手の考えを探る場合に利用し、後日の訴訟時の証拠になりますが、トラブルの内容によっては、出さない方がよい場合もあります。

初めは普通郵便などを使い、相手の考えを確かめてから、最後の手段として出すこともあります。
相手の考え方によっては、書く内容も変えなければなりません。
書き方・出し方には、いくつかの決まり事があり無効になる場合もあります。文言も使い方によって相手の有利な証拠となり逆効果になることがあります。

一度出すと撤回は出来ません。感情のあまり、相手を不当に傷つける不適当な言葉や脅迫めいた言葉を使うと争いのもとになりますので注意してください。

書店には、「内容証明」に関するいろいろな本がでており、例文集もあり、簡単に書けそうですが、書くときは目的をはっきりと意識し、相手の考えを考慮し、法的要素を加味して、内容証明を出した後、次に行う手段も考えて出すようにしましょう。



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1.「内容証明」を出すときの注意点 

「内容証明」郵便は両刃の剣です。

トラブル予防やトラブル解決には有効な手段ですが、相手の考えや、相手の資産状況、誠意の有無等の確認をしないで、出すと、逆効果になることもあります。

法的根拠や法的効果を踏まえ、書き方や内容には、特に注意が必要です。
また、裁判になったときは当事者間において「証拠」として利用されます。出す前には内容を十分吟味して下さい。




2.「内容証明」の書き方 

「内容証明」の用紙は、特別の規定はありません。市販の便箋や原稿用紙に書く事も自由です。
しかし、用紙1枚に書く行数・字数には制限がありますので、書店や文具店で市販されている「内容証明用紙」(赤色のマス目)を利用すると、行数・字数などの規定を考えずに書く事が出来ますので便利です。
またワープロで作成することも自由です。




3.字数制限 

縦書きでは、
用紙1枚あたり〈 26行 〉以内、1行あたり〈 20字 〉以内で書かなければなりません。

横書きでは、
用紙1枚あたり〈 26行 〉以内、1行あたり〈 20字 〉以内
用紙1枚あたり〈 20行 〉以内、1行あたり〈 26字 〉以内
用紙1枚あたり〈 40行 〉以内、1行あたり〈 13字 〉以内のいづれかで書かなければなりません。




4.文字や記号制限 

漢字・ひらがな・カタカナ・数字・英字・その他一般に記号として使用されているもの・以外は使用出来ません。
記号は1個で1文字として計算されます。

「内容証明」文書が出来上がると、コピーを2部作ります。ワープロで作成する場合は3部印刷すれば良いでしょう。
3部の差出人の氏名の下に印を押します。文書が1枚のときは、押印は自由です。

1部あたり「内容証明」文書が2枚以上になった場合は、それぞれの用紙の間に印(契印)を押します。
差出人の名前の後に押印した印と同じ印で契印して下さい。




5.「内容証明」の郵送の仕方  

封筒の表書き・裏書きは、「内容証明」の相手先・差出人の住所氏名と同じように記載します。
封筒は封をしないで、「内容証明」3部と一緒に、郵便局の窓口係に提出します。
係官から、文書の訂正を言われる事があるかもしれませんので、印を持参された方が良いでしょう。

必ず「配達証明」付きで出すようにして下さい。
「配達証明」がないと、相手が受取った証拠や「内容証明」郵便到達日を確定出来ません。

「内容証明」3部の内、1部は相手に郵送、1部は郵便局で保管(5年間)、1部は差出人に渡されます。
また、そのとき「書留郵便物受領証」も一緒に渡されますので、大切に保管して下さい。




6.郵送後について 

「内容証明」郵便を相手が受取ると、郵便局から「郵便物配達証明書」ハガキが郵送されて来ます。
この証明書も大切に保管して下さい。

相手が受取を拒絶すると、相手が受取を拒否したという付箋がついて差出人に「内容証明」が返送されて来ます。
この場合は、法的には「内容証明」郵便は相手に到達したとみなされます。

相手が不在で、「内容証明」郵便を渡せないときは、郵便局で1週間保管します。その間に相手が受取らない場合は、「内容証明」郵便は配達不可として、差出人に返送されます。
この場合は、法的には「内容証明」郵便は相手に到達していないと見なされます。




7.「内容証明」を出した方が良いケース 

・意思表示や通知の時期が重要な法律効果を生じる場合:賃貸借契約更新、契約解除、債権放棄、債権回収
・通知に「書面」が要求される場合:クーリング・オフなど
・確定日付が重要な意味をもつ場合:債権譲渡など
・時効中断(債権など)
・相手の考えを探る
・証拠を作る場合




8.「内容証明」を出さない方が良いケース 

・相手に誠意が見られるとき
・出す側に弱点があるとき
・近隣などで、今後も生活上の付合いが見込まれるとき
・相手が倒産(破産)しそうなとき、相手の手形が不渡りになったとき




9.「内容証明」が相手から届いた場合 

相手から「内容証明」郵便が届き、「本書到達後、7日以内に貴殿から回答なき場合、当方の言い分を承諾
したものと見なします。」という文章が書かれてあった場合でも、返答しなくても承諾にはなりません。
しかし、必ず返事を出さなければならないケースがあります。


※必ず返事を出さなければならない場合・・・

・相手から契約解除をするかどうかの請求を受けたとき
・関係者から遺言に従うかどうかの請求を受けたとき
・相手から選択債権の選択の請求を受けたとき
・商人が通常の商取引の申込みを受けたとき
・無能力者が能力回復後、相手からその行為について請求を受けたとき
・無権代理人の相手から請求を受けたとき